Dreizehn Branchen, konkrete Aufgaben und vier vollständige Betriebsmodelle. Nicht jeder Prozess sollte autonom laufen – aber viele wiederkehrende Schritte lassen sich kontrolliert delegieren.
Die Beispiele sind Einsatzfelder, keine pauschalen Leistungs- oder Compliance-Versprechen. Der konkrete Datenfluss und die menschliche Verantwortung entscheiden.
01
Steuerberatung & Buchhaltung
Mandanten-Mails klassifizieren und Routineantworten vorschlagen
Lieferanten-Rechnungen vorerfassen und Buchungsvorschläge generieren
Mandanten an Belege, Vorauszahlungen und Erklärungen erinnern
Anlagenverzeichnisse aus PDF-Rechnungen extrahieren
02
Anwaltskanzlei
Eingehende Mandate vorprüfen: Konflikte, Streitwert und Zuständigkeit
Verträge gegen eine freigegebene Klauselbibliothek prüfen
Fristen aus Eingangsdaten vorbereiten und überwachen
Mandantenanfragen aus Mail und Telefon strukturiert übergeben
03
Arzt-, Zahnarzt- & Tierarztpraxis
Terminwünsche aufnehmen und an das Praxissystem übergeben
Postfach nach Terminen, Rezeptanfragen und Rückfragen sortieren
Recall- und Vorsorgekommunikation nach Freigaberegeln vorbereiten
Onboarding-Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen
04
Werbe- & Digitalagentur
Kundenmails in Briefings und Tasks übersetzen
Recherche zu Kunden, Themen und Wettbewerbern vorbereiten
Statusupdates aus Projekt- und Reportingdaten erstellen
Kontaktanfragen qualifizieren und an Vertrieb übergeben
05
eCommerce & Online-Shop
Versand- und Statusanfragen anhand freigegebener Daten beantworten
Retourenanfragen prüfen und nächste Schritte vorbereiten
Kundenmails kategorisieren und zum richtigen Team routen
Produktrecherche und Listing-Entwürfe für neue SKUs erstellen
06
Handwerk
Anfragen über Mail oder WhatsApp anhand weniger Kernfragen vorqualifizieren
Terminvorschläge mit Auftragslage und Kalender abgleichen
Materialbestellungen aus strukturierten Aufmaßen vorbereiten
Rechnungserinnerungen nach interner Freigabe auslösen
07
Industrie & Maschinenbau
Service-Tickets klassifizieren und Wartungshistorie heranziehen
Anfragen gegen freigegebene Spezifikationsblätter prüfen
Lieferanteninformationen zu Lieferzeiten konsolidieren
Technische Dokumentation für Service und Vertrieb durchsuchen
08
B2B-SaaS
First-Level-Support für dokumentierte Standardfälle
Kundenspezifische Onboarding-Hinweise aus Feature-Nutzung vorbereiten
Demo-Anfragen, Trials und Upsell-Signale routen
Churn-Risiko-Briefings für Account Manager erstellen
09
Solopreneur & Beratung
Lead-Magnet-Antworten und erste Qualifizierung
Terminabstimmung über Mail oder Messaging
Newsletter-Recherche und Drafts
Projektwissen und nächste Schritte aus Sitzungen strukturieren
10
Personalberatung & Recruiting
Bewerbungen nach Skills, Seniorität und Region strukturieren
Erstgespräche aus öffentlich zugänglichen Profilen vorbereiten
Profile gegen ein freigegebenes Suchbriefing matchen
Statusupdates an Auftraggeber vorbereiten
11
Vertrieb & Revenue Operations
Lead- und Account-Recherche mit Quellen
CRM-Hygiene und fehlende Felder zur Prüfung markieren
Gesprächsbriefings und individuelle Follow-up-Entwürfe
Pipeline-Änderungen als tägliches Management-Briefing
12
Apotheke & Healthcare Operations
Administrative Postfächer und Lieferantenanfragen sortieren
Waren- und Verfügbarkeitsinformationen intern konsolidieren
SOPs und Qualitätsdokumentation auffindbar machen
Strukturierte Übergaben mit fachlicher Freigabe vorbereiten
13
Interne Business Operations
Tages- und Wochenbriefings aus freigegebenen Systemen
SOP-gestützte Dokumenten- und Freigabeprozesse
Aufgabenverteilung und Follow-up-Überwachung
Interne Wissenssuche mit Quellen und Eskalation
Vom Use Case zum Betrieb
Vier Architekturen mit Freigaben und Grenzen.
Ein belastbarer Use Case beschreibt nicht nur, was der Agent tut. Er benennt Systeme, Erfolgskriterien, menschliche Gates und das, was ausdrücklich verboten bleibt.
01
Social Media & Content Operations
Vom Kundenbriefing bis zum freigegebenen Content-Paket
Ausgangssituation
Kundeninput, Trends, Asset-Links, Feedback und Performance-Daten liegen in verschiedenen Kanälen. Das Team verbringt viel Zeit mit Suchen, Strukturieren und Statuskommunikation.
Aufgabe des Agenten
Ein Hermes Content-Ops-Agent sammelt freigegebene Quellen, erstellt Briefings, schlägt Themen und Varianten vor, zerlegt Feedback in Aufgaben und bereitet Reportings vor. Paperclip ordnet Kampagnenzielen Tickets und Verantwortliche zu.
Integrationen
Projektmanagement, Drive oder DAM, Analytics, Redaktionskalender, Slack/Teams, optional Publishing-API.
Menschliche Freigabe
Menschen geben Markenbotschaft, Kundenaussagen, finale Assets und Veröffentlichung frei.
Messbarer Erfolgskorridor
Messbar über Durchlaufzeit pro Content-Paket, Anteil vollständiger Briefings, Zahl der Rückfragen und pünktliche Statusupdates – keine erfundene Reichweitensteigerung.
Sicherheitsgrenze
Kein ungeprüftes Posting, kein autonomes Community-Eskalationsmanagement und keine Übernahme fremder Inhalte ohne Rechteprüfung.
02
Vertrieb & Revenue Operations
Mehr vorbereitete Gespräche, weniger CRM-Handarbeit
Ausgangssituation
Vertriebsmitarbeitende recherchieren Accounts mehrfach, übertragen Informationen manuell und verlieren Follow-ups zwischen Postfach, Kalender und CRM.
Aufgabe des Agenten
Der Agent recherchiert anhand definierter Quellen, markiert fehlende CRM-Daten, erstellt Gesprächsbriefings, entwirft individuelle Follow-ups und fasst Pipeline-Änderungen zusammen.
Integrationen
CRM, E-Mail, Kalender, Wissensbasis, Firmenregister oder freigegebene Recherchequellen.
Menschliche Freigabe
Versand, rechtlich relevante Aussagen, Preise und Änderungen an kritischen CRM-Stufen bleiben freigabepflichtig.
Messbarer Erfolgskorridor
Vollständigkeit von Briefings, CRM-Datenqualität, Zeit bis zum Follow-up und Zahl bearbeiteter qualifizierter Accounts.
Sicherheitsgrenze
Kein autonomer Massen-Outreach, kein Scraping gegen Nutzungsbedingungen und keine erfundenen Kontaktdaten.
03
Apotheke & regulierte Prozesse
Administrative Entlastung mit klarer fachlicher Grenze
Ausgangssituation
Postfächer, Lieferantenkommunikation, Verfügbarkeiten, Qualitätsunterlagen und interne Rückfragen erzeugen viele wiederkehrende Such- und Strukturierungsaufgaben.
Aufgabe des Agenten
Ein begrenzter Operations-Agent klassifiziert administrative Anliegen, konsolidiert interne Informationen, findet freigegebene SOPs, bereitet Dokumentation vor und erstellt strukturierte Übergaben.
Integrationen
E-Mail, interne Dokumentation, Warenwirtschaft nur über gezielt freigegebene Schnittstellen, Ticket- oder Qualitätsmanagement.
Menschliche Freigabe
Pharmazeutisches Personal prüft fachlich sensible Ergebnisse und jede Kommunikation, die Beratung oder Patientensicherheit berührt.
Messbarer Erfolgskorridor
Bearbeitungszeit administrativer Vorgänge, Vollständigkeit von Übergaben, Suchzeit nach SOPs und Zahl korrekt eskalierter Sonderfälle.
Sicherheitsgrenze
Keine Diagnose, Therapieentscheidung, eigenständige Arzneimittelberatung oder Ausgabe sensibler Daten ohne Berechtigung.
04
Business Operations
Ein operativer Takt statt verteilter Einzelautomation
Ausgangssituation
Statusinformationen liegen in Postfächern, Tickets, Dokumenten und Projekttools. Führungskräfte sammeln manuell, wer woran arbeitet und was blockiert ist.
Aufgabe des Agenten
Hermes-Agenten bearbeiten klar abgegrenzte Triage-, Recherche- und Dokumentationsaufgaben. Paperclip verbindet die Tickets mit Unternehmens- und Projektzielen, setzt Heartbeats und macht offene Freigaben sichtbar.
Integrationen
E-Mail, Ticketsystem, Projektmanagement, interne Wissensbasis, Kalender, Slack oder Teams.
Menschliche Freigabe
Prioritätswechsel, externe Kommunikation, Löschungen, Zahlungen und Änderungen an Systemen benötigen definierte Rechte oder Freigaben.
Messbarer Erfolgskorridor
Alter offener Tickets, Pünktlichkeit von Briefings, Durchlaufzeit standardisierter Vorgänge und Zahl sauberer Eskalationen.
Sicherheitsgrenze
Keine pauschale Vollautonomie. Prozesse mit unklarer Verantwortung werden zuerst geklärt, nicht automatisiert.
Agent Readiness
Ein guter erster Prozess hat fünf Eigenschaften.
Wiederholbar: Er tritt regelmäßig und in ähnlicher Form auf.
Prüfbar: Ein Mensch kann erkennen, ob das Ergebnis richtig oder brauchbar ist.
Begrenzt: Datenquellen, erlaubte Aktionen und Eskalationen sind definierbar.
Messbar: Volumen, Durchlaufzeit, Qualität oder Rückfragen können vor und nach Einführung verglichen werden.
Verantwortet: Eine fachliche Person besitzt den Prozess und entscheidet in Grenzfällen.
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